云南锡业股份有限公司负责任矿物供应链申诉程序

日期:2019-05-15 21:11作者点击数:

1目的

确保冶炼厂锡原料采购符合《负责任矿物审验流程》要求,认真履行企业社会责任,建立规范、科学、有效的申诉机制,允许公司的相关方(受影响人员或举报者)说出与采矿、贸易、加工和出口情况有关的疑虑并得到妥善处理。

2依据

《负责任矿物审验流程锡和钽的审验标准》、《云南锡业股份有限公司负责任采购管理手册》、《云南锡业股份有限公司供应链政策》

3适用范围

本程序适用于本公司的相关方及本公司涉及负责任矿物采购相关工作的部门、单位及人员。

4 管理机构及职责

公司设立申诉工作处理小组,负责管理申诉机制以及初步处理申诉事项,成员单位由冶炼分公司、锡业分公司、云湘矿冶公司、审计法务部、市场运营中心等组成,工作组负责对申诉的处理。

 

5 工作程序

5.1申诉信息的收集

  • 公司设立联系/申诉电子邮箱,电子邮箱地址YT_RMI@163.com, 电子邮箱地址在公司对外公布供应链政策中予以公布,电子邮箱用于接收相关的询问和申诉。

  • 工作中接收到的相关方关于负责任矿物供应链的与采矿、贸易、加工和出口情况有关的疑虑方面的信息。

    5.2申诉的内容

    相关方对公司的供应链管理提起申诉时,该申诉需包含以下内容:

  • 包含申诉方的名称和联系信息,并由申诉方的法定代表人签字;

  • 具体说明向何种决定提起申诉及理由;

  • 附相关书面证据;

  • 具体说明在提出申诉之前采取了哪些步骤来解决问题;

    5.3 申诉信息的分类

    公司需对接收到的询问和申诉信息进行分类识别,申诉信息分为一般信息、特殊/重要申诉信息、不予受理信息。

    5.3.1一般信息:相关方对公司负责任矿物供应链管理的咨询、供方的调查问卷等。

    5.3.2 特殊或重要申诉信息:

  • 管理不符合RMAP要求的信息;

  • 对公司的矿物采购涉及公司识别的高风险区域的信息;

  • 对公司的矿物采购不符合公司的供应链政策的信息。

    5.3.3不予受理信息:

  • 琐碎的、恶意的、无理取闹的或似乎是为了获得竞争优势而产生的投诉。

  • 没有令人信服的客观证据支持的投诉。

  • 5.4 申诉的处理

  • 申诉处理小组工作组应在收到申诉后 10 个工作日内确认收到申诉,在基于申诉是否符合5.3的基础上确认接受或拒绝申诉。

    如果申诉被拒绝,应向申诉方提供书面解释,并记录在申诉登记册中。不得采取进一步行动。

    对特殊重要申诉信息由申诉处理小组在决定受理后45个工作日内对上诉或投诉进行调查、审查和裁决。处理小组应尽最大努力在截止日期前完成工作。在极少数情况下可能需要额外的时间申诉处理小组应采取合理措施,包括召开一次或多次会议,以作出合理决定。这类措施的例子包括:

  • 咨询专家

  • 请求申诉方或其他人提供更多信息

    申诉方不合作可被视为中止该程序的理由。申诉处理小组应协商一致决定是否中止申诉程序。

    申诉决定以书面形式传达给申诉方,申诉决定应包含:

  • 申诉决定

  • 申诉决定是如何以及何时做出的

  • 任何新的建议

    5.5申诉的记录

    申诉工作处理小组办公室应将收到的申诉记录在申诉登记册中,包括以下内容:

  • 何人何时提交申诉;

  • 申诉的类型、问题或主题以及随申诉提交的信息;接受或拒绝决定;

    6   信息保密

    申诉信息接收后,由云南锡业专人负责信息的保存,信息审核的传递,信息的处理和反馈。公司鼓励申诉人留下合理的联系方式以便反馈申诉处理信息,未经公司同意,禁止向与申诉无关人员透露任何内容,如有违反,将按照公司奖惩条例处罚。

    7   申诉者保护

    受理人员对申诉信息严格保密。申诉材料应作为机密级资料严格管理,未经公司主要领导或分管领导批准,任何人不得调阅。严禁将申诉材料转到被申诉方手中,严禁打击报复举报人,保护举报人的合法权益,对严重泄密、导致举报人合法权益受到损害的,移交司法机关处理。

    8   纠正预防措施&持续改进

    基于以上申诉机制,公司将根据疑虑、意见、建议或申诉内容采取必要的纠正预防措施,并根据申诉机制实际运行中发现的问题进行持续改善。

 

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